Van CSRD compliant naar impact maken met de kracht van Obeya

Een glas whisky, een sigaar en een papieren tijger als sleutel

Hè lekker, alweer niet in de krant met je bedrijf. Geen boze brieven, vernietigende social media storm of erger nog… niet fiscaal aftrekbare boetes zonder bezwaarprocedure. Aldus de droom van iedere weldenkende leidinggevende die vooral een potje compliant wil zijn. “Want wat een gedoe toch die CSRD, laat me met rust! Ik moet de kwartaalcijfers voorbereiden.”

Ben of herken je dit. Mooi, dan mogen de voetjes omhoog, de whisky uit de fles en de sigaar in de snavel.

Het is natuurlijk flauw om zo een polariserend beeld te schetsen wat in de Looney Tunes niet zou misstaan. Terwijl het heel begrijpelijk is om eerst CSRD compliant te willen zijn. Dat is een fikse uitdaging op zich en er is ook helemaal niks mis mee. Zeker wanneer het als startpunt voor verbetering dient. Gaat de ambitie niet verder dan dat startpunt, dan zal bovenstaande beschrijving in toenemende mate van toepassing worden…

De sleutel om van CSRD als papieren tijger naar effectieve bedrijfsvoering te gaan krijgen jullie van me en nog praktisch uitvoerbaar ook. En als extraatje krijg je er medewerkers die er vol energie voor willen gaan bij.

Echt impact maken Maar hoe bouw je dan voort vanuit dat startpunt om echt impact te maken?

Simpel: Integreer de inzichten uit de CSRD in je strategie, stel doelen op en voer daar het goeie gesprek over. En ga dat verbeteren wat je moet verbeteren zonder jezelf te verliezen in al die vage dingen die heel misschien beter kunnen. Ok, misschien niet zo simpel. Of in ieder geval is enige uitleg wel wenselijk.

Een klein beetje uitleg om het toch wat ‘simpeler’ te maken.

Ervan uitgaande dat dit niet het eerste CSRD gerelateerde artikel is wat een ieder leest begin ik niet bij het begin. Mocht een korte uiteenzetting nodig zijn van de CSRD en welke stappen er genomen dienen te worden kijk dan hier.

Een van de meest helpende uitkomsten van de CSRD is dat het inzicht geeft, zowel van buiten naar binnen als van binnen naar buiten. Op basis hiervan kan een organisatie strategie bepalen (en aanscherpen) waarbij duurzame en maatschappelijke belangen geïntegreerd worden.

Maar hoe zorg je nou dat het daar niet bij blijft? Of beter gezegd, hoe zorgen we nou dat we strategie ook daadwerkelijk gaan realiseren? Dan gaan we immers echte impact maken en daar draait het allemaal om. Daar zijn verschillende dingen voor nodig.

1. Beginnend bij een concretisering van de strategie.

2. Verbeterpotentieel inzichtelijk te maken. Verbeteren wat beter moet!

3. Tijd en talenten benutten van mensen.

4. Zorgen dat we met elkaar het goeie gesprek kunnen voeren over bovenstaande punten.

Concretisering van de strategie, mede mogelijk gemaakt dankzij CSRD Het is al even benoemd, maar dermate briljant dat het het herhalen waard is (aldus een schrijver met grootheidswaanzin)... Maar de CSRD biedt inzicht. We kunnen met de CSRD zo ver onder de motorkap duiken (van een rijdende organisatie) dat we alle boutjes, moertjes en leidingen goed kunnen zien. Waarbij we ook nog eens het geheel en de wereld om ons heen goed in beeld houden. Erg prettig, want ik weet niet wanneer een ieder van jullie voor het laatst onder de motorkap van een rijdende auto heeft gekeken, het overzicht over het geheel is niet altijd even makkelijk te behouden. Het is overigens wel spannend en aan te raden om in de zomer te doen, maar dat terzijde.

De dubbele materialiteitsanalyse (DMA) helpt ons onder die motorkap en om ons heen te kijken, want het biedt inzicht op twee dimensies. Die van financiële- en impactmaterialiteit. Het helpt organisaties van buiten naar binnen en van binnen naar buiten kijken. Wat is van invloed op de eigen organisatie? Bijvoorbeeld door stijgende energiekosten, krapte op de arbeidsmarkt, etc. En welke impact heeft de eigen organisatie op de planeet (en maatschappij)? Bijvoorbeeld het levensgeluk van de klanten, de carbon footprint, arbeidsomstandigheden in de waardeketen, invloed op biodiversiteit, etc. Welke thema’s en onderliggende metingen relevant (materieel) zijn varieert natuurlijk per organisatie. Maar zeker is dat het tastbare data op moet leveren wil een accountant het goedkeuren. Irritant en tijdrovend wanneer het ingericht moet worden, maar super waardevol wanneer goed gebruikt.

Want data voortkomend uit de DMA is uitstekend bruikbaar om strategie te concretiseren in door vertaalde doelen en KPI’s. Mooi! Hiermee hebben we al een flinke stap te pakken.

Verbeterpotentieel inzichtelijk maken en verbeteren wat beter moet! & Tijd en talenten benutten Door de inzichten vanuit de CSRD komt meer aan de oppervlakte te liggen wat makkelijker en wat moeilijker te beïnvloeden is. Bovendien helpen duidelijke (samenhangende) doelen en KPI's bij het maken van afgewogen beslissingen. Wat is zinvol om aan te pakken, omdat het impact heeft op de doelen? En wat vooral niet? Erg krachtig om dit als organisatie te weten (en er op te sturen). Zo creëer je met elkaar meer draagvlak voor verandering. Want je gaat verbeteren wat nu beter moet! Niet meer wat eventueel beter kan of (nog erger) waar iemand met de grootste snavel zich vanuit persoonlijke titel druk om maakt. Dit heeft ook positief effect op de inzet en het werkplezier van collega's. Ze weten voor welke impact ze zich inzetten, dat ze draagvlak en rugdekking hebben. Verbeteren wordt ook efficiënter. Er zal minder tijd verloren gaan aan vage initiatieven die dikwijls een stille (maar frustrerende) dood sterven.

Het goeie gesprek met elkaar voeren, dankzij de Obeya

Bovenstaande punten gaan natuurlijk niet vanzelf. Dat moet de juiste aandacht krijgen. Door 80% van onze tijd vrij te maken voor extra meetings. Lekker wollig, langdradig en als het even kan puur ad hoc gedreven... Ik krijg al hoofdpijn van het idee door het alleen maar te typen. Gelukkig is dat helemaal niet nodig als we de kracht van Obeya gebruiken.

Wat heb je dan aan een Obeya en hoe werkt het? Ook hier is een veel uitgebreidere (en genuanceerde) uitleg mogelijk en soms zelfs noodzakelijk. Maar in essentie komt het erop neer dat een Obeya een cockpit is waar alle doelen en stuurinformatie samenkomen, waarmee bestuurders een effectieve prestatiedialoog kunnen voeren op: Financieel resultaat, klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid en maatschappelijke impact.

De prestatiedialoog in een Obeya vindt plaats met een vaste frequentie, zodat het onderdeel wordt van de hartslag van de organisatie. Ga ervan uit dat dit eens per week is, maar de frequentie kan elke organisatie voor zichzelf bepalen. Verder is deze bij voorkeur zo transparant mogelijk zodat een ieder uit de organisatie weet wat er in de stuurkamer besproken en bepaalt wordt.

In een Obeya wordt gekeken vanuit lange termijn perspectief (ware noorden, missie, visie en uiteindelijk SMART jaardoelen) naar het hier en nu. Met aandacht voor stuur KPI’s (ook wel procesindicatoren) om objectief te bepalen of de organisatie op koers ligt of afwijkt. Wanneer er een structurele afwijking blijkt te zijn, wordt gekeken naar onderliggende grondoorzaken om deze met gepaste maatregelen aan te pakken. Een Obeya heeft daarom ook aandacht voor strategische (verbeter)projecten. Want de voortgang op dat soort projecten zal van invloed zijn op het behalen van de organisatie doelen. Is dat namelijk niet het geval dan kun je met elkaar het gesprek aan gaan wat precies de strategische waarde van dergelijke projecten is.

Werken met een Obeya levert op dat je als bestuurders daadwerkelijk aan het stuur zit. Kort op de bal, dus er hoeft niet meer te worden vertrouwd op overleggen in de wandelgangen of de kwartaalmeetings om op koers te blijven. Een Obeya helpt bovendien bij het maken van echte keuzes, waarbij het volledig potentieel van de CSRD benut wordt, omdat meerdere belangen afgewogen kunnen worden.

De dikke duif en de sleutel En juist hier zijn we aangekomen bij de eerder beloofde sleutel. Maar eerst nog even een dikke duif. Want organisaties die geen stuurinformatie of effectieve prestatiedialoog hebben dobberen rond en zijn overgeleverd aan de stroming. Organisaties die louter op financiële informatie sturen zullen daar (logischerwijs) ook alle aandacht voor hebben. En wanneer druk toeneemt zal altijd gekozen worden voor financieel belang. Soms noodzakelijk, maar vaak op langere termijn ook schadelijk. Stoppen met investeren in eigen mensen bij tegenvallende financiële resultaten is daar een voorbeeld van. Want wat krijg je dan…. De goeie gaan weg, er komen nauwelijks goeie voor terug en diegenen die blijven veranderen voor je ogen in slome dikke duiven op de rand van het nest. Steken geen vleugel teveel uit en zitten vooral in de weg.

De sleutel voor succesvolle bedrijfsvoering ligt daarom in een prestatiedialoog waar alle belangen met elkaar afgewogen kunnen worden. Voor organisaties die positieve impact willen maken op de planeet en maatschappij moet dus ook dat soort stuurinformatie worden toegevoegd.

Hoe nu verder? In vier stappen kan je naar jouw organisatie kijken om te bepalen waar als eerste aan gewerkt moet worden.

1. Inventariseer welke stuurinformatie er is en gebruikt wordt. Gebruik hier ook vooral de inzichten uit de CSRD voor.

2. Bepaal welke stuurinformatie bijdraagt aan het waarmaken van de missie van de organisatie en wat er eventueel nog mist.

3. Beschouw de huidige overlegstructuur en bepaal waar momenteel een effectieve prestatiedialoog gevoerd wordt (en waar nog niet).

4. Stel op een stil moment bij het koffiezet apparaat de vraag: "Heeft er iemand een voorbeeld van een nutteloos verbeterproject wat een stille dood is gestorven maar wel veel tijd heeft gekost?". En bepaal hoeveel draagvlak er in de organisatie is om dit toch net even anders te gaan doen, met de CSRD als wind in de zeilen.

Bonusstap!

Lukt het niet met bovenstaande stappen? Geen ramp, bel mij en we gaan samen aan de slag.